1,2は,「○月○日にいただいたXXという名前のファイル」について意見をもらったり
再送要求が来たときに必須.
3は,うっかりして作業中ファイルを編集ミスで壊しても,
そこまでは戻れるようにするためです.
ファイル名は,末尾に a, b, c,...z, aa, ab, ... というアルファベットをつけるのをおすすめします.末尾に数字をつけるやりかたは,Thunderbirdをはじめとするいくつかのアプリが,勝手にファイル名末尾につけた数字と紛らわしいので.
結果,例えば
xxxx_houkokukai-20210617z.pptx なら第26版,
xxxx_houkokukai-20210617az.pptx なら第52版,
をあらわすことになります.
(ふつうはzまでいくことはめったにないですが)